Suivant la loi visant à améliorer la transparence des entreprises (Projet de loi 78). Dès le 31 mars 2023, les administrateurs de syndicats de copropriétés présents au Registraire des entreprises du Québec (REQ) seront dans l’obligation de transmettre leur pièce d’identité et leur date de naissance. Les dates de naissance ne seront pas disponibles au public mais les autres informations le seront.
Ces pièces d’identité devront être transmises lors d’une déclaration de mise à jour courante si un nouvel administrateur est ajouté. Sinon, les pièces d’identité devront être versées lors de la mise à jour annuelle.
Sécuriser les informations personnelles des administrateurs
Les administrateurs ou leurs gestionnaires, devront faire preuve de prudence et devront prendre des mesures de sécurité pour protéger les fichiers des pièces d’identité qu’ils auront en main. Une fois qu’elles auront été acceptées au REQ, il est recommandé de les détruire.
Précisons que l’administrateur du bien d’autrui, en l’occurrence, le gestionnaire, n’est pas soumis à cette obligation.
La procédure d’envoi des pièces d’identité
Si le syndicat de copropriétés est déjà immatriculé au REQ, son représentant doit se connecter sur le site web du REQ et, à l’aide d’une déclaration de mise à jour annuelle ou d’une déclaration de mise à jour courante, télécharger ces pièces d’identité et faire l’inscription des dates de naissance. Pour tout changement à faire dans la section « Administrateurs » l’ajout de ces 2 éléments (pièce d’identité et date de naissance) sont obligatoires.
Point positif : L’adresse personnelle de l’administrateur peut être remplacée par une adresse dite « professionnelle ». Nous suggérons d’inscrire l’adresse postale du syndicat (si disponible) ou, en deuxième lieu, celle du gestionnaire externe afin que l’adresse personnelle du copropriétaire-administrateur ne soit pas visible au public.
L’entreprise doit déclarer ces nouvelles informations au plus tard lors de la production de sa déclaration de mise à jour annuelle.
Pièces d’identité acceptées
- Passeport
- Permis de conduire
- Carte d’assurance maladie
- Carte de résident permanent du Canada
- Document d’immigration délivré par le gouvernement du Canada
- Pièce d’identité officielle (militaires, policiers, diplomates du Canada) ou délivrée par une province canadienne qui comprend une date de naissance
- Certificat sécurisé de statut d’indien
- Certificat de naissance du Québec
Les critères obligatoires
- Être délivrée par une autorité gouvernementale
- Doit contenir le nom, le prénom et la date de naissance
- Doit être lisible et non expirée
- Photo non requise
En cas de non-conformité
Un syndicat de copropriétés qui ne se conformerait pas à cette nouvelle obligation commettra une infraction. Des sanctions administratives ou pénales pouvant aller jusqu’à 20 000 $ pourraient être transmises et portées au double en cas de récidive. C’est un pensez-y bien !
Lien web menant au site web du REQ sur le sujet :
Fournir les pièces d’identité des administrateurs | Gouvernement du Québec (quebec.ca)
Mathieu Blanchette
GestionDeCondos.com, gestionnaires de syndicats de copropriétés 