L’assemblée générale annuelle.

L’assemblée générale annuelle des copropriétaires.

C’est un rendez-vous fort important dans la vie d’une copropriété.

Autant pour les copropriétaires qui doivent y assister, y participer activement. Autant pour les administrateurs qui doivent rendre compte de leur gestion, d’y dicter son évolution.

Une section complète du Code civil du Québec traite de l’assemblée des copropriétaires, soit la Section VII. Toutes les déclarations de copropriétés également.

Donc, c’est un évènement très encadré et pour cause.

De par leurs responsabilités, ce sont les administrateurs de la copropriété qui déclenchent son processus en vue de sa tenue.

Certaines règles de base doivent être respectées pour que cette assemblée soit un succès. Elle doit être préparée avec soin, tant au niveau de son contenu que de son animation.

Voyons comment !

Les administrateurs se sont réunis préalablement ; ils ont déterminé la date, l’endroit et l’heure ainsi que les sujets composant l’ordre du jour. Ils ont, en fonction de leurs responsabilités respectives, préparé, à l’avance, les documents qui seront présentés à cette assemblée.

Principalement, ces documents sont :

• Les états financiers de l’exercice écoulé (bilan, état des résultats, conciliation bancaire, état des dettes et créances, notes complémentaires) ;
• Le budget prévisionnel et les activités projetées, dont les travaux à réaliser ;
• Le rapport des administrateurs rendant compte de leur gestion ;
• Le contrat d’assurances de la copropriété ;
• La proposition de modifier la déclaration de copropriétés (par exemple, ajout d’un nouveau règlement d’immeuble).

L’ordre du jour peut couvrir également :

• L’acceptation et/ou le renouvellement de certains contrats (paysagement, déneigement, maintenance des aires communes, expertises particulières et autres) ;
• L’élection d’administrateurs dans les cas où les mandats sont terminés ;
• La présentation de sujets d’intérêts.

Dans un but d’optimisation, nous préconisons que la convocation et le formulaire de procuration soient envoyés aux copropriétaires un (1) mois avant la tenue de l’assemblée ; qu’un rappel soit envoyé deux (2) semaines avant sa tenue et, que l’ordre du jour et les documents soient envoyés une (1) semaine avant sa tenue.

Les administrateurs doivent s’assurer d’avoir une majorité de copropriétaires présents ou représentés à cette assemblée, respect du quorum oblige (pour plus de détails, vous référer à l’article « Quorum et processus de votation » situé dans notre blogue).

En procédant ainsi, les copropriétaires ont suffisamment de temps pour inscrire à leurs agendas respectifs cette date de l’assemblée. Également, ils bénéficient du temps approprié pour lire les documents et bien s’y préparer à l’avance. De plus, ils peuvent, dans les cinq (5) jours suivant la réception de l’avis de convocation, faire inscrire toute question à l’ordre du jour.

Règle générale, l’animation de cette assemblée est assurée par le président du syndicat de copropriétaires. Toutefois, pour différentes raisons dont l’inexpérience, les administrateurs peuvent la confier à un professionnel en la matière. Nous pouvons vous offrir ce service à coût raisonnable, simplement nous contacter pour connaitre tous les détails.

Au début de cette assemblée, les copropriétaires présents signent la feuille de présence et y inscrivent les personnes qu’elles représentent. Le secrétaire fait le décompte des fractions en présence et établit le constat du quorum. C’est à ce moment que l’assemblée se déroule conformément aux sujets inscrits à l’ordre du jour. Lors de ces sujets, le président d’assemblée demandera qu’un copropriétaire en fasse la proposition, qu’un autre la seconde et veillera à son acceptation du reste de l’assemblée.

Le secrétaire est responsable de rédiger le procès-verbal de cette assemblée et d’y rapporter son contenu. Nous suggérons fortement que ce procès-verbal soit rédigé et envoyé aux administrateurs, pour commentaires, dans les soixante-douze (72) heures suivant sa tenue.

Finalement, nous considérons que cette rencontre annuelle doit être un rendez-vous privilégié, auquel y participe la très grande majorité des copropriétaires. Comme celui d’exercer son droit de vote, c’est le devoir de chacun des copropriétaires d’y assister, de démontrer que la gestion de la copropriété leur tient à cœur. Par effet d’entraînement, les administrateurs y verront un signe encourageant, que le travail qu’ils ont accompli est reconnu et partagé. Plus les copropriétaires montreront de l’intérêt dans la vie de la copropriété, plus les administrateurs feront les efforts pour qu’elle se développe harmonieusement.

Malheureusement, nous constatons le contraire. Le taux de participation à ces assemblées est de plus en plus bas, voire, dans certains cas, en deçà du seuil de la majorité. Et, par conséquent, tout le processus est à recommencer. Une autre assemblée générale, dite de rattrapage, doit être organisée. Dans les circonstances, les administrateurs doivent faire preuve de professionnalisme, de ténacité et d’engagement.

Désintéressement des copropriétaires. Absence de relève pour les postes d’administrateurs. Tâches et responsabilités additionnelles qui incombent aux administrateurs. Complexité accrue de la législation de la copropriété. Sensibilité du sens commun en baisse.

Quelques causes qui méritent une réflexion.

Les gestionnaires de GestionDeCondos.com vous invitent à participer à cette réflexion en nous écrivant vos commentaires et suggestions ici. Merci à l’avance de votre participation.

Au nom de GestionDeCondos.com

Yves Blanchette