Rôle du secrétaire!

Le rôle de secrétaire d’un syndicat de copropriétés, RÔLE À VALORISER!

Comme dans toutes organisations, il y a des postes-clés occupés par des personnes sur lesquelles reposent une multitude de responsabilités à assumer et qu’il est essentiel de remplir le plus adéquatement possible pour son bon fonctionnement.

Il en va de même pour un syndicat de copropriétés. Toutefois, on peut y retrouver plusieurs formes d’organisation en fonction de la taille de la copropriété. Ainsi, le nombre d’administrateurs peut varier selon le nombre de copropriétaires et, conséquemment, selon les tâches à effectuer. D’autres facteurs peuvent y concourir, également, dont :

• les années d’existence du syndicat ;
• l’expérience acquise au fil du temps par les différents administrateurs ;
• la gestion de l’immeuble ou de plusieurs immeubles ;
• l’importance des  travaux à réaliser pour garantir sa pérennité.

Par contre, pour assurer une gestion adéquate du syndicat, nous considérons qu’un minimum de trois (3) administrateurs dûment nommés est requis afin d’occuper les fonctions essentielles de : président, secrétaire et trésorier. Pour effectuer le travail de base que requièrent plusieurs dispositions de la Déclaration de copropriétés, chaque syndicat doit, à notre avis, s’y soumettre. De pratique courante, ce sont des responsabilités incontournables.

Dans un premier temps, nous allons traiter du rôle de secrétaire au sein d’un syndicat de copropriétés. Deux articles suivront quant aux rôles de trésorier et président.

D’un rôle habituellement effacé, le secrétaire d’un syndicat de copropriétés se doit d’être proactif et rigoureux dans les différentes facettes de son travail.

Par rapport aux réunions des administrateurs, c’est le secrétaire qui initie, selon le calendrier préétabli des réunions, la rédaction de l’ordre du jour et son envoi aux autres administrateurs. Nous préconisons que l’envoi de l’ordre du jour se fasse une semaine avant la tenue de la réunion, laissant le temps à tous les administrateurs de bien se préparer aux sujets à discuter. Quant à l’ordre du jour, le secrétaire doit tenir compte des sujets courants consignés au dernier procès-verbal de la réunion des administrateurs et y inscrire les nouveaux sujets prenant effet au cours des prochains mois. Nous suggérons fortement que le procès-verbal de cette réunion soit rédigé par le secrétaire dans les 72 heures suivant sa tenue et envoyé aux autres administrateurs pour commentaires. Ainsi, le procès-verbal devient un outil de gestion car les actions à entreprendre par chacun des administrateurs y sont inscrites.

Quant aux assemblées générales annuelles et/ou extraordinaires, le secrétaire initie son processus un mois à l’avance par l’envoi aux copropriétaires de la convocation accompagnée d’un formulaire de procuration. Les déclarations de copropriétés prévoient habituellement l’envoi de la convocation au moins dix jours avant sa tenue. Nous préférons aviser les copropriétaires un mois à l’avance pour que ceux-ci réservent cette date à leurs agendas respectifs. Il est important de s’assurer d’avoir le quorum à cette assemblée.

Deux semaines avant la tenue de l’assemblée, le secrétaire fait parvenir aux copropriétaires un rappel de la réunion et, une semaine avant sa tenue, il envoie à tous les copropriétaires l’ordre du jour et tous les documents pertinents. Procédant ainsi, les copropriétaires auront suffisamment de temps pour prendre connaissance des documents et pourront mieux s’y préparer.

Lors de la tenue de l’assemblée, le secrétaire s’assure que tous les copropriétaires présents signent la feuille de présence ainsi que l’enregistrement des procurations. Comme pour les réunions d’administrateurs, le secrétaire rédige, dans les 72 heures suivant sa tenue, le procès-verbal de l’assemblée et l’envoie aux administrateurs pour commentaires.

Autre rôle dédié au secrétaire, celui-çi doit tenir à jour le registre des copropriétaires et, une fois l’an, envoyer à tous les copropriétaires un communiqué accompagné de la fiche individuelle de chaque copropriétaire pour sa mise à jour. Nous suggérons d’inscrire à la fiche de renseignements des copropriétaires la date de changement des réservoirs d’eau chaude. C’est un aspect de plus en plus préoccupant face aux compagnies d’assurances. Il est recommandé de procéder au changement des réservoirs d’eau chaude à tous les dix ans.

Pour concourir à la valorisation de sa tâche, les aspects légaux peuvent être aussi confiés au secrétaire. Par exemple, que ce soit :

• L’interprétation des dispositions de la Déclaration de copropriétés ;
• La concordance avec les articles du Code civil du Québec ;
• La recherche dans la jurisprudence quant à l’application de certaines clauses spécifiques.

Finalement, nous croyons essentiel que le travail et l’esprit d’équipe fassent partie des valeurs des administrateurs de syndicats de copropriétés.

(Le terme masculin pour président, secrétaire et trésorier est utilisé afin d’alléger le contenu.)

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Le prochain article abordera : Le rôle du trésorier, de la tenue de livres à la planification financière.

À la suite de cet article, nous vous invitons à communiquer avec nous pour prendre connaissance du schéma du processus de secrétariat que les gestionnaires de GestionDeCondos.com ont élaboré et qui reflète les meilleures pratiques d’affaires. De plus, sur notre site internet dans la section «gestion autonome», vous pouvez vous procurer notre Kit de secrétariat conçu spécifiquement pour faciliter la tâche de secrétaire d’un syndicat de copropriétés.

Au nom de GestionDeCondos.com

Yves Blanchette
(514) 616-4343