Le rôle du TRÉSORIER, de la tenue de livres à la planification financière.

Nous devons l’admettre d’emblée, s’occuper des finances d’un syndicat de copropriétés requiert des habiletés particulières de la part de son trésorier.

Bien sûr, il y a des tâches simples à remplir comme le dépôt mensuel des chèques concernant les frais de condos et l’émission des chèques pour les paiements aux fournisseurs de produits et services. Ces deux exemples font partie d’un ensemble de tâches que le trésorier d’un syndicat de copropriétés doit effectuer pour assurer une comptabilité adéquate et une tenue de livres selon les règles comptables reconnues. Ainsi, un minimum de connaissances de base en comptabilité s’avère un atout pour tout trésorier voulant occuper cette fonction. La rigueur et le respect des échéances s’y ajoutent également.

La valeur ajoutée d’un trésorier de syndicat porte également sur les aspects d’une bonne planification financière, partant de l’établissement d’un budget annuel des dépenses à la préparation d’une planification à long terme des travaux.

Pour mieux illustrer ce qui précède, prenons l’exemple d’un trésorier nouvellement nommé suite à la tenue de la première assemblée des copropriétaires. Lors de cette réunion présidée par le promoteur du projet, celui-ci remet l’administration de la copropriété entre les mains des nouveaux administrateurs qui constituent dorénavant, le Conseil d’administration de ce nouveau syndicat de copropriétés.

Une des premières tâches du trésorier sera de prendre connaissance des documents reçus du promoteur et d’établir un nouveau budget des dépenses pour le 1ier exercice financier du syndicat. Il est important de revoir l’ensemble des dépenses car le promoteur a tendance à sous-estimer le niveau des frais de condos que chaque copropriétaire doit payer. C’est un attrait de vente que le promoteur utilise en fixant les frais de condos mensuels le plus bas possible. Par contre, et avec la pratique, nous constatons que la réalité est tout à fait autre, plus particulièrement dans le cas du montant alloué au fonds de prévoyance. Un article, à paraître bientôt,  traitera spécifiquement de ce sujet et du juste niveau devant y être alloué.

Nous recommandons d’inclure, au nouveau budget, une réserve pour éventualités qui, si elle ne s’avère pas nécessaire, permettra d’augmenter le fonds de roulement du compte courant. Le trésorier devra ouvrir deux comptes de banque à l’institution financière de leur choix, l’un pour les dépenses courantes et l’autre pour l’accumulation du fonds de prévoyance.

Du nouveau budget, soumis par le trésorier au Conseil d’administration du syndicat et après son approbation, découlera la révision du calcul des frais de condos. Celle-ci devra être communiquée à chaque copropriétaire en tenant compte de la quote-part de chacun. Chaque copropriétaire préparera une série de chèques post-datés selon les instructions que le trésorier émettra. Ce dernier déposera les chèques, à tous les mois, au compte courant du syndicat.

Le trésorier doit constituer un registre servant à y inscrire toutes les transactions, soit :

  • Dépôts des chèques et/ou virements bancaires des copropriétaires ;
  • Paiements par chèque et/ou paiements pré-autorisés ;
  • Virements entre comptes de banque ;
  • Intérêts, frais bancaires et ristournes venant de l’institution financière.

Nous recommandons que ce registre servant à la tenue de livres soit conservé sur un support informatique. À cet effet, les gestionnaires de GestionDeCondos.com ont développé un outil simple et complet pour la gestion financière d’un syndicat de copropriétés. C’est un outil essentiel pour tous les nouveaux trésoriers qui veulent mettre en place leur tenue de livres selon les meilleures pratiques d’affaires.

Autre tâche importante que le trésorier doit effectuer : le rendre compte.

En effet, le trésorier doit rendre compte de sa gestion aux administrateurs et aux copropriétaires. Donc, il doit produire différents rapports démontrant la rigueur dans son travail. Nous privilégions un rendre compte mensuel comportant les éléments suivants :

  • L’inscription des transactions au journal ;
  • L’état mensuel et cumulatif des résultats ;
  • Le suivi évolutif par rapport au budget.

Annuellement, vont s’ajouter le bilan et ses notes complémentaires, une comparaison des résultats par rapport aux exercices antérieurs et au budget de l’année courante.

Par ailleurs, la taille de la copropriété vient directement influencer sa gestion financière. Un budget élevé de dépenses de toutes sortes, dont, par exemple, de nombreux travaux à confier à des entrepreneurs, nécessitera un suivi particulier. C’est donc au moment de l’élaboration du budget annuel que le trésorier aura à :

  • Mensualiser le budget annuel afin d’en faire un suivi mensuel pour s’assurer que le solde du compte courant, à chaque fin de mois, est positif ;
  • Identifier la séquence des travaux ou autres à effectuer pour rencontrer l’évolution du fonds de roulement ;
  • Capter les décisions du Conseil d’administration amenant des modifications à apporter aux travaux ou aux autres postes budgétaires ;
  • Tenir compte des imprévus ;
  • Réviser mensuellement, en fonction de l’évolution du réel, les dépenses à venir jusqu’à la fin de l’année financière ;
  • Fixer un seuil minimal de confort du compte courant à la fin de chaque exercice financier.

Outre la taille de la copropriété, l’âge de l’immeuble ou des immeubles est un facteur à considérer. Plus l’immeuble avance en âge, plus l’investissement pour en assurer sa pérennité devient préoccupant. Nous suggérons, dés la formation du syndicat, que le trésorier initie la mise en place d’un plan de gestion de l’actif. Ce plan nécessite la collaboration de tous les administrateurs pour en élaborer son contenu. C’est aussi le meilleur outil de gestion pour déterminer les sommes à déposer au fonds de prévoyance annuellement. Donc, le plan devrait minimalement contenir :

  • L’identification des travaux à réaliser qui sont sous la responsabilité de la copropriété, par exemple le remplacement de la toiture, des portes et fenêtres, des balcons et rampes, réfection des stationnements, travaux d’entretien récurrents et autres ;
  • L’identification de l’année de réalisation de ces travaux, par exemple 20 ans pour le remplacement de la toiture ;
  • L’identification du coût de chacun de ces travaux. À ce stade, une évaluation la plus juste possible suffit. Ce n’est qu’au moment de réaliser ces travaux qu’un minimum de trois soumissions sera à obtenir pour l’attribution du contrat.

Une fois tous les coûts obtenus, le trésorier détermine le montant à verser annuellement au fonds de prévoyance pour faire face à ces coûts futurs. On obtient donc un montant plus précis que de verser un certain % (pourcentage) basé sur le budget annuel, comme l’oblige la Déclaration de copropriétés et/ou le Code civil du Québec. Ce plan doit être présenté à tous les copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle. Nous recommandons une planification détaillée de ces travaux sur un horizon de 5 ans (planification quinquennale) ainsi qu’une mise à jour annuelle, dans le but de garder cette planification dynamique.

Comme vous pouvez le constater à la lecture de cet article, le trésorier d’un syndicat de copropriétés doit œuvrer sur plusieurs plans, soit :

  • Avoir une préoccupation pour l’information sur les exercices financiers antérieurs et la constitution d’historiques pertinents ;
  • Gérer les affaires courantes de l’exercice en cours ;
  • Participer activement aux aspects de planification des prochaines années.

Comme le secrétaire du syndicat, le trésorier doit veiller à la conservation, au classement et à l’archivage des documents sous sa responsabilité. Malheureusement, nous constatons qu’il y a de l’amélioration à apporter à cette tâche pour plusieurs syndicats de copropriétés.

À la suite de cet article, nous vous invitons à nous contacter pour en savoir davantage sur le schéma du processus de trésorerie que les gestionnaires de GestionDeCondos.com ont élaboré et qui reflète les meilleures pratiques d’affaires. De plus, sur notre site internet dans la section  « gestion autonome », vous pouvez vous procurer notre outil exclusif de gestion conçu spécifiquement pour faciliter la tâche du trésorier d’un syndicat de copropriétés.

Le prochain article abordera : Le rôle du président, leadership et conviction.

Au nom de GestionDeCondos.com

Yves Blanchette
(514) 984-0628

contactez-nous gestion de condos gestionnaire copropriété

(Le terme masculin pour président, secrétaire et trésorier est utilisé afin d’alléger le contenu.)

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