Depuis le début de la pandémie, les gestionnaires de copropriétés et les administrateurs de syndicats de copropriété, ont dû s’adapter et se familiariser avec de nouveaux outils technologiques pour continuer la tenue d’assemblées générales annuelle ou extraordinaire et ainsi, offrir à leurs copropriétaires des assemblées générales virtuelles.
Si vous êtes un administrateur, vous avez sûrement trouvé que l’organisation d’une assemblée virtuelle est beaucoup plus facile et allégée qu’une assemblée en présentiel.
Les copropriétaires, même les plus réticents, se sont ralliés à cette forme d’assemblée qui comporte plusieurs bénéfices.
Principaux bénéfices d’une assemblée générale virtuelle :
- Les copropriétaires sont libres d’assister à l’assemblée dans le confort de leur condo ou à l’endroit de leur choix ;
- Sont terminés les déplacements et les locations de salle coûteuses ;
- La durée de l’assemblée est plus courte et débute à l’heure convenue ;
- La prise des présences est facilitée ;
- Le taux de participation est plus élevé qu’en présentiel ;
- Les participants sont plus disciplinés et respectueux ;
- La compilation des votes est rapide ;
- L’enregistrement de l’assemblée permet la rédaction fidèle du procès-verbal et la limitation des contestations en justice ;
- Les documents sont affichés à l’écran (simple à suivre pour le copropriétaire).
Grâce aux travaux parlementaires du projet de loi 103 et aux efforts du RGCQ que nous tenons à souligner, les réunions du conseil d’administration et les assemblées de copropriétaires à distance seront permises après la fin de l’urgence sanitaire. Le Gouvernement vient de faire une belle avancée pour la copropriété.
Quels sont les impacts de la loi 103 sur la copropriété au Québec?
Avec ces nouveaux articles du Code civil du Québec, le Gouvernement autorise les syndicats de copropriété à tenir des assemblées générales virtuelles dans le futur.
En voici les extraits importants :
En vigueur depuis le 9 décembre 2021 suivant son adoption à l’Assemblée nationale du Québec.
1) Ajout au Code civil du Québec de l’article 1084.1 :
« Les administrateurs peuvent participer à une réunion du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux.
Les administrateurs qui participent à une telle réunion peuvent y voter par tout moyen permettant, à la fois, de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé. »
2) Ajout au Code civil du Québec de l’article 1088.1 :
« Une assemblée peut être tenue à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux. »
3) Ajout au Code civil du Québec de l’article 1089.1 :
« Les copropriétaires qui participent à une assemblée à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux peuvent y voter par tout moyen permettant, à la fois, de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé. »
En terminant, l’avis de convocation à une assemblée générale annuelle est déterminé par un article de votre Déclaration de copropriété et ce, normalement par un envoi papier uniquement (par la poste et / ou au seuil de porte par exemple). Il est recommandé, lors de votre prochaine assemblée générale annuelle, de proposer une modification de cet article afin de pouvoir également convoquer vos copropriétaires ayant remis un courriel au syndicat par voie électronique (courriel).
Il s’agira d’un bon geste pour l’environnement afin de grandement réduire l’impression de papiers.
Bonne assemblée virtuelle !
Mathieu Blanchette
GestionDeCondos.com, gestionnaires de syndicats de copropriétés 